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Praxismanagement – mit Effizienz zum Erfolg

Ob zahnärztliche, allgemeinärztliche oder physiotherapeutische Arztpraxis – wenn Sie dauerhaft erfolgreich sein wollen, kommen Sie an effizientem Praxismanagement nicht vorbei. Sorgen Sie daher für

  • ökonomische Nachhaltigkeit
  • ein angenehmes Betriebsklima
  • eine hohe Versorgungsqualität Ihrer Patienten

Praxismanagement – Mit Effizienz zum Erfolg

Ob zahnärztliche, allgemeinärztliche oder physiotherapeutische Arztpraxis – wenn Sie dauerhaft erfolgreich sein wollen, kommen Sie an effizientem Praxismanagement nicht vorbei. Sorgen Sie daher für

  • ökonomische Nachhaltigkeit
  • ein angenehmes Betriebsklima
  • eine hohe Versorgungsqualität Ihrer Patienten

Gute Gründe für
Praxismanagement

transparente Kommunikation mit den Patienten

gesichertes Qualitätsmanagement

Z

Erfüllung der hohen Ansprüche der Patienten

umfassende und flexible Patientenversorgung

effiziente und wirksame Führung einer Praxis

langfristiger wirtschaftlicher Erfolg

Wussten Sie schon, dass ...

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Praxismanagement ein erhebliches Repertoire an Kernkompetenzen beinhaltet?

Ganz gleich, um welche Art von Arztpraxis es sich handelt – ob zahnärztliche, allgemeinärztliche oder physiotherapeutische – wenn Sie dauerhaft erfolgreich sein wollen, kommen Sie an effizientem Praxismanagement nicht vorbei. Doch was macht es aus, was hat eine Praxismanagerin für Aufgaben und wo können Sie sich fortbilden? Macht es einen Unterschied, ob Sie als Praxismanagerin einer Zahnarztpraxis fungieren wollen oder lieber in einer Anderen? Wir haben die wichtigsten Informationen für Sie zusammengetragen.

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sich Praxismanagement als Führung und Organisation von Praxiseinrichtungen definiert?

Insbesondere betriebswirtschaftliche Methoden sowie theoretische Grundlagen des Managements spielen im Praxismanagement eine primäre Rolle. Doch darüber hinaus geht es auch um Maßnahmen zur Anpassungsfähigkeit an betriebliche Veränderungen in einer Praxis sowie um die Stärkung persönlicher Handlungskompetenzen, vor allem in den Bereichen der Organisation, der Kommunikation und der Patientenbindung.

effizientes Praxismanagement entscheidend zur Verbesserung Ihrer Situation beitragen kann?

Vielleicht sind Sie derzeit persönlich in der Situation, Ihrer Praxis zu mehr Erfolg verhelfen oder in der Praxis, in der Sie arbeiten, eine größere Rolle spielen zu wollen. Sei es, weil Sie als Arzt für mehr Effizienz sorgen und Aufgaben abgeben wollen bzw. besser führen möchten oder weil Sie als Mitarbeiterin gern mehr Verantwortung tragen würden und Sie Ihre Karriere und damit auch Ihre Verdienstmöglichkeiten voranbringen wollen. In all diesen Szenarien kann Praxismanagement Ihre Situation verbessern.

Welche Vorteile bietet ein ausgereiftes Praxismanagement?

Wer medizinisch tätig ist, dem ist zumeist in erster Linie das Wohl des Patienten und dessen Behandlung wichtig. Doch damit das auf Dauer garantiert werden kann, gibt es viele organisatorische und betriebswirtschaftliche Maßnahmen, die beachtet werden müssen. Aktuelle Entwicklungen im Gesundheitswesen machen deutlich, dass Betrieb und Alltag einer Praxis immer wieder Veränderungen unterliegen, während der ökonomische Druck auf Praxisinhaber stetig zunimmt. Vor allem der Anspruch der Patienten ist heute viel höher als das noch vor einigen Jahren der Fall war. Arztpraxen müssen inzwischen viel flexibler sein, die Patientenversorgung und der damit verbundene Service sind umfangreicher geworden und auch die Wirtschaftlichkeit wird zu einem immer größeren Faktor. So wird aus einer Praxis im Grunde mehr eine komplexe Berufsausübungsgemeinschaft respektive ein medizinisches Versorgungszentrum.

Nachhaltiges Praxismanagement ist von zentraler Bedeutung, gerade in Zeiten einer stetig an Transparenz zunehmenden Arbeitswelt, in der das Anspruchsdenken des Patienten wächst und zugleich die Gesundheitspolitik durch eine Begrenzung des Kostenanstiegs charakterisiert wird.

Feststeht auch, noch immer nutzen zu wenige Ärzte und Ärztinnen die breite Palette an Mitteln, die zur Verfügung stehen, um eine Praxis effizienter und wirksamer zu führen und zu gestalten. Vor allem die Kernbereiche „Organisation“, „Mitarbeiterführung“ und „Patientenkommunikation“ kommen häufig zu kurz. Einfachste Maßnahmen wie das Einbinden eines Online-Rezeptformulars auf der eigenen Website oder ein Formular zur Online-Terminanfrage sind häufig noch unbekanntes Terrain für Mediziner.

Dieses Unwissen über die Möglichkeiten ist unerfülltes Potenzial, das nicht nur zu Lasten der Produktivität, sondern überdies auf Kosten der Versorgungsqualität der Patienten geht. Letztlich gilt es, sich bewusst zu machen, dass Ärzte ebenso wie Zahnärzte, austauschbar geworden sind. Ist der Patient nicht zufrieden, geht er in Zukunft eben zu einem anderen medizinischen Dienstleister. Kurzum – egal, ob Zahnarzt, Allgemeinarzt oder Physiotherapeut – Mediziner müssen verstärkt sowohl wie ein Heilbehandler als auch wie ein Unternehmer denken. Und dazu gehört gegebenenfalls auch die Fähigkeit, Aufgaben zu delegieren und nicht alles selbst erledigen zu wollen. Schließlich können Ärzte kaum Mediziner, Unternehmer, Praxis- und Personalmanager in einer Person sein. Vielleicht kennen Sie es als Praxisinhaber ja, dass Sie die Abende und Nächte mit der Aufarbeitung von liegen gebliebener Schreibtischarbeit verbringen. Das ist weder für Ihre persönliche Gesundheit von Vorteil, noch für die des Patienten. Deswegen werden Fortbildungen im Praxismanagement angeboten, damit in Zukunft eine Praxismanagerin Aufgaben, die Sie unnötig belasten, übernehmen kann. Auf diese Weise können sich Ärzte und Zahnärzte auf Ihre Kernkompetenz – das Behandeln der Patienten – konzentrieren und Praxismanagerinnen – ganz egal, ob medizinische Fachangestellte, Laborassistenten oder Sprechstundenhilfen – können mehr Verantwortung übernehmen, die eigenen Verdienstmöglichkeiten steigern, die Karriere forcieren und die Notwendigkeit des ökonomischen Erfolgs der Praxis fokussieren und sichern. Die Praxismanagerin einer Arztpraxis agiert fortan als Schnittstelle zwischen dem Praxisinhaber und den Angestellten bzw. dem Team der Praxis einerseits und den Patienten andererseits. Natürlich hat ein Arzt oder eine Ärztin abseits von diesen Überlegungen auch selbst die Möglichkeit, eine Fortbildung als PraxismanagerIn zu machen.

Was sind die Aufgaben von PraxismanagerInnen in Arztpraxen?

Wenn Sie als medizinische Fachangestellte/r eine Fortbildung zur Praxismanagerin anstreben, sollten Sie genau wissen, was auf Sie zukommt, denn die Fülle der Aufgaben ist enorm. Ganz gleich, ob sie nun Aufgaben als Praxismanagerin einer Zahnarztpraxis oder einer sonstigen ärztlichen Praxis übernehmen wollen.

Grundlegend muss in dieser Position dafür Sorge getragen werden, dass der Praxisalltag so gut wie möglich von statten geht, eine angenehme Arbeitsatmosphäre für das Team genauso wie für die Patienten herrscht und die Kommunikation zwischen den einzelnen Bindegliedern funktioniert. Hinzu kommt die Verantwortlichkeit für den ökonomischen Erfolg der Praxis. Die einzelnen Aufgabenfelder sind jedoch noch wesentlich komplexer.

Von der Praxis- und Teamorganisation über die Patientenbetreuung und das Qualitätsmanagement bis hin zu Abrechnung und Praxismarketing fallen viele Tätigkeiten in den Verantwortungsbereich dieser Position.
In der Praxisorganisation geht es überwiegend um die Koordination von Terminen, die Auseinandersetzung mit Fehlern und Beschwerden sowie die Planung von Material und sonstigen anfallenden Einkäufen. Hilfreich kann es beispielweise sein, Terminvergaben nach verschiedenen Kategorien vorzunehmen. Dergestalt, dass chronisch Kranke in einem anderen Zeitrahmen bestellt werden als Patienten, die Vorsorgeuntersuchungen benötigen. Zudem besteht die Möglichkeit, feste Terminzeiten für die Blutabnahme oder Impfungen einzurichten. Ebenso kann eine Umstrukturierung auf karteiloses Arbeiten von Vorteil sein.

Diese Maßnahmen fallen überdies partiell in den Schlüsselbereich des Qualitätsmanagements einer Arztpraxis, das eine vordergründige Rolle im Tätigkeitsbereich des Praxismanagements spielt. Qualitätsmanagement umfasst alle organisatorischen Maßnahmen, die der Steigerung der Prozessqualität dienen und somit den Leistungen und Qualifikationen, die in der Praxis angeboten werden. Darüber hinaus hat eine Praxismanagerin für Aufgaben die Verantwortung zu übernehmen, die täglich durch Patienten hinzu kommen. Überhaupt müssen deren Anliegen für sie eine Priorität darstellen.

Des Weiteren sorgt sie dafür, dass Mitarbeiter ihren Urlaub fristgerecht einreichen und die Urlaubsplanung mit dem Praxisbetrieb konform geht. Neben der Urlaubsorganisation kümmert sie sich auch um die Besetzung vakanter Stellen in der Arztpraxis und das Einarbeiten neuer Kollegen und Kolleginnen.

Der Tätigkeitsbereich ist so vielfältig wie variabel und veranschaulicht, warum es als Arzt und Praxisinhaber sinnvoll sein kann, diese Position mit jemand anderem zu besetzen und auf diese Weise Aufgaben abzutreten.

Eine weitere große Qualifikation, die eine Praxismanagerin mitbringen muss, sind betriebswirtschaftliche Kenntnisse. Sie überwacht die Finanzen der Praxis und macht die Abrechnungen und Preiskalkulationen. Zudem ist sie mit steuertechnischen Überlegungen und Entscheidungen betraut. Immer wichtiger wird auch das Praxismarketing. Wo suchen Patienten online nach Arztpraxen? Wie gestaltet sich das Webdesign für medizinische Berufe? Was geschieht im Falle einer Praxisübernahme? Lässt sich überhaupt ein Abnehmer finden? Neben der Positionierung der Praxis, die eine essentielle Bedeutung innehat, ist es nötig, eine Marktanalyse zu betreiben und festzustellen, welche Patienten in die Praxis kommen, wo sie ihren Wohnort haben und welche Vorkehrungen wichtig sind, um sie an die Praxis zu binden.

Um auf dem aktuellen Stand zu bleiben, was die Gesetzeslage und verwaltungstechnische Notwendigkeiten anbelangt, ist Grundwissen im Recht unentbehrlich. Auch hat sie das Einhalten der Hygienevorschriften innerhalb der Praxis zu verantworten. Ebenso beinhaltet die Ausbildung den Umgang mit EDV-Anwendungen.
Im Normalfall ist jenes Wissen schon vorhanden, doch unabdingbar sind medizinische Kenntnisse, die speziell die Behandlungsassistenz betreffen. Abseits von der fachlichen Befähigung, braucht es selbstverständlich auch sogenannte „soft skills“. Wenn Sie als Praxismanagerin Aufgaben in Ihrer Praxis übernehmen wollen, müssen Sie gewissenhaft arbeiten, teamfähig sein und Ihr Team führen können. Dabei fällt Ihnen die schwierige Rolle zu, potenzielle oder bereits entstandene Konflikte abzuwenden respektive zu beenden. Gerade, wenn Sie nicht selbst Praxisinhaber sind, haben Sie zudem eine zusätzliche Hürde zu bewältigen. In Ihrer Position als Bindeglied, die hierarchisch über den anderen Mitarbeitern der Praxisleitung angesiedelt ist, zugleich jedoch auch keine gleichwertige Führungsstelle in der Praxisleitung einnimmt, müssen Sie fortlaufend für einen Interessenausgleich sorgen. Daher bedarf es eines steten Austauschs und enormer Feinfühligkeit. Dafür müssen Sie Ihre eigene Persönlichkeit kontinuierlich weiterentwickeln und dürfen obendrein Ihre Aufgaben nicht vernachlässigen. Dementsprechend braucht es ein gutes Selbst- sowie Zeitmanagement.

Kernkompetenzen im Praxismanagement

Wie und wo kann man sich in Deutschland weiterbilden?

Wenn Sie an einer Fortbildung zur Praxismanagerin beim Zahnarzt oder in einer sonstigen ärztlichen Praxis interessiert sind, gibt es zahlreiche Optionen, die Sie wahrnehmen können. Einzige Voraussetzung dafür ist in der Regel, dass Sie selbst in einer Praxis arbeiten. Demnach richtet sich eine solche Fortbildung an medizinische Fachangestellte, PraxisinhaberInnen, ArzthelferInnen, Praxis- und LaborassistentInnen und andere Mitarbeiter in Praxen. Ferner spricht die Weiterbildung auch BetriebswirtInnen sowie Kaufmänner/Kauffrauen im Gesundheitsspektrum an, sofern idealerweise bereits Erfahrung in einem Praxisbetrieb vorgewiesen werden kann. Doch das variiert unter den einzelnen Fortbildungsstätten ebenso wie die Preise. Zwar gibt es Fachkräfte, die ihre Leistungen speziell für Zahnarztpraxen oder Allgemeinarztpraxen anbieten, doch es spielt keine Rolle, ob Sie Aufgaben als Praxismanagerin einer Arztpraxis oder Zahnarztpraxis übernehmen wollen. Das Anforderungsprofil weicht nicht voneinander ab. Vielmehr gibt es auch Praxiscoach-Plattformen wie Tafuro und Team, die sich explizit an Ärzte, Zahnärzte und andere Heilberufler wenden. Wenn Sie jedoch sichergehen wollen, fragen Sie bei den einzelnen Weiterbildungsstätten nach. Gerade, wenn Sie Praxismanagerin beim Zahnarzt werden möchten.

Eine der bekanntesten ist die Industrie- und Handelskammer zu Köln. Wesentliche Lerninhalte beim Praxismanagement am IHK sind Teamführung und –organisation, Abrechnung, Patientenmanagement, Praxismarketing, Personalmanagement, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Qualitätsmanagement-Systeme und EDV-Praxis.
Weitere Möglichkeiten bieten die Deutsche Fortbildungsakademie Heilwesen, das Seminare in Köln, Dresden und Karlsruhe anbietet, und die Haranni Academie in Herne, bei der Sie innerhalb von acht intensiven Tagen fortgebildet werden und auf deren Webseite Sie nachvollziehen können, an welchem Tag welche Lerninhalte Thema sind. Schlussendlich erhalten Sie bei den aufgeführten Fortbildungsstätten ein Zertifikat der Industrie- und Handelskammer.
Für die Zukunft ist davon auszugehen, dass die Umstände in einer Praxis nicht einfacher, sondern im Gegenteil noch komplexer werden. Das heißt, der Bedarf an effektivem Praxismanagement, der ohnehin schon enorm ist, dürfte in den nächsten Jahren konstant weiter wachsen. Somit dürften MitarbeiterInnen einer Praxis mit einer erfolgreichen Weiterbildung zur Praxismanagerin auch weiterhin sehr attraktiv sein für den Arbeitsmarkt.
Gleichwohl ist die Berufsbezeichnung einer Praxismanagerin trotz der zahlreichen Aufgaben, die sie übernehmen muss, noch nicht geschützt und das, obwohl ihr Verantwortungsbereich einer Assistentin der Geschäftsführung in einem mittelständischen Unternehmen gleichkommt oder zumindest sehr viele Ähnlichkeiten mit einer solchen Stelle aufweist. Dennoch bleibt die Fortbildung angesichts der Fülle an Vorteilen für alle Beteiligten lohnenswert.

Weitere Anbieter, bei denen Sie u.a. auch Fernlehrgänge und -Zertifikatskurse belegen können, sind:

TÜV SÜD
Studiengemeinschaft Darmstadt
APOLLON Hochschule der Gesundheitswirtschaft
PKV Informationszentrum GmbH
ILS Fernstudium

Warum sollten Sie sich als Medizinische/r Fachangestellte/r im Praxismanagement weiterbilden?

Übernehmen Sie mehr Verantwortung

Sichern Sie den ökonomischen Erfolg der Praxis

&

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Bilden Sie die Schnittstelle zwischen Praxisinhaber und Team

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Dorothea Engelmann

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